BAGIAN – BAGIAN SURAT

1.    Kepala Surat

a.    Terletak di bagian atas surat

b.    Berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi/ perusahaan yang bersangkutan

c.     Identitas:

1.     nama instansi

2.    lambang/logo

3.    alamat lengkap

4.    nomor telepon, faksimil atau e-mail

Contoh :

WIKRAMA Yayasan Prawitama Sekolah menengah kejuruan ·      Bisnis & Manajemen ·     Teknologi Informasi

Jl. Raya Wangun Kel. Sindangsri Bogor Po. Box 1 Ciawi Bogor 16720 Telp./Faks. (0251) 242411 e-mail :smk-wikrama@telkom.net

       

2.     Nomor Surat

Berguna untuk:

·       pengarsipan

·       mengetahi banyaknya surat keluar

·       tahun rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya

Berisikan :

·       nomor urut surat

·       kode surat

·       angka bulan

·       angka tahun

Contoh:

Nomor : 045/KOP-GG/VI/05

3.     Tanggal Surat

·       Nama tempat tidak perlu dituliskan apabila sudah tercantum dalam kepala surat.

·       Nama bulan dan angka thun ditulis lengkap

Contoh  : Bandug, 6 September 2005

                    6 September 2005

4.     Lampiran

a.    sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan selain surat itu sendiri.

b.   Bila tidak ada lampiran sebaiknya tidak dicantumkan lampiran.

c.    Pencatuman jumlah lampiran dengan huruf atau angka.

Contoh :

Lampiran : satu berkas

Lampiran : 3 helai

5.     Hal Surat

a.    Soal yang dibicarakan dalam surat

b.    Ditulis dengan singkat, jelas dan menarik

c.     Huruf pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital

d.    Tidak menggunakan titik

Contoh :

Hal : Undangan Rapat Panitia

6.    Alamat Surat

a.      Alamat dalam ditulis pada kertas surat, sebagai pengontrol baik bagi penerima surat maupun pengirim.

b.     Alamat luar ditulis pada amplop dengan jelas dan lengkap

Contoh :

Yth. Endang Taurin

Jalan Asia Afrika 123

Bandung 40111

7.     Salam Pembuka

a. Sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.

b.Digunakan agar surat tidak terasa kaku.

Contoh :

Dengan hormat,

Ibu Rina yang terhormat

8.    Isi Surat

a.  Terbagi atas :

1.      Alinea pembuka, sebagai isi dan alinea penutup

Contoh :

v Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…………..

v Membalas surat Ibu tanggal

Contoh salah :

Dengan ini kami mengajukan surat lamaran untuk ……………….

Bersama ini kami beritahukan bahwa surat Saudara………………

2.     Alinea Isi, merupakan bagian surat yang menerangkan maksud penulisan surat, ketentuan :

a.  Urutan sistematis

b. Setiap alinea mewakili satu gagasan utama

c.  Bahasa sopan dan menarik

d. Perhatikan penulisan ejaan

e.  Hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim.

3.      Alinea penutup, berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih atau selamat

Contoh :

Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih

Contoh (salah) :

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

9.    Salam Penutup

a.    Huruf awal ditulis dengan huruf kapital

b.   Diakhiri dengan tanda koma

Contoh :

Hormat kami,

10.    Pengirim Surat

a.    Pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyimpanan surat

b.    Sebutkan identitas diri: jabatan, nomor induk pegawai, cap dinas.

c.     Nama pengirim tidak bergaris bawah, tidak diberi tanda kurung.

Contoh :

Hormat kami,

       Ttd

Marcelina Utamia

Sekretaris Panitia

11.    Tembusan Surat

a.     Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain.

b.     Disusun berdasarkan urutan tingkat/hirarki (dari atas)

c.      Kata arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan

Contoh :

Tembusan :

1.   Kakanwil Depdiknas Jawa Barat

2.  Kakandep Depdiknas Cirebon

12.    Inisial

a.      Singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat.

b.     Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.

            Contoh :

                        MU/YE

                                                 Marcelina Utami (Pengonsep)

                                                        Yustina Eka (Pengetik)