TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT

A. PENGERTIAN SURAT MENYURAT

Menurut Kamus Besaar Bahasa Indonesia, edisi ketiga tahun 2002, kata surat mempunyai arti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan

           Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat mengerti maksud si pembuat surat. Oleh sebab itu agar isi surat sampai sesuai dengan kehendak si pengirim/ si pembuat surat, maka dalam membuat surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut :

1.     Surat harus dibuat dalam bentuk yang menarik

2.    Surat hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele dan menggunakan bahasa yang baik dan benar

3.    Hindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat membingungkan pihak penerima

4.    Isi langsung kepada pokok permasalahan

5.    Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik

         Jika seseorang / organisasi melakukan komunkasi secara terus – menerus dan tidak mendapat tanggapan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi tersebut tidak berhasil dan tidak berkelanjutan, serta hal ini tidak dapat dikatakan surat menyurat. Oleh karena itu, surat-menyurat atau korespondesi adalah gubungan komunkasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal bailik antara yang satu dengan yang lainnya.

 Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi menjadi 2 macam, yaitu :

1.     Korespondensi ekstern adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh organisasi dengan pihak luar

2.    Korespondensi intern adalah hubungan surat menyurat antar pejabat dalam sebuah organisasi/kantor dan dapat juga antar kantor cabang dan pusat atau sebaliknya

B. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT

Manusia dalam melakukan tugas dan pekerjaannya pasti memiliki tujuan, baik itu untuk kepentingan dirinya atau untuk tujuan bersama. Bagitu pula dalam surat-menyurat, tentu memiliki tujuan

Adapun tujuan membuat surat adalah ;

Ø    Untuk menyampaikan pesan/informasi

Ø    Untuk memperlancar arus informasi

Ø Untuk membuat sipenerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga kominkasi dapat berkelanjutan

Disamping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi :

1.  Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat

Disini surat berperan menjadi pembawa misi untuk menyamnpaikan isi surat mewakilik si penulis surat. Sipenulis surat tidak perlu datang sendiri untuk menmui orang yang dituju cukup diwakili oleh surat yang dibuatnya

2       Alat pengingat / berpikir

Apabila suatu saat isi surat diperlukan kembali dapat diambil kembali dari surat yang telah disimpan atau diarsipkan

3.    Bukti Hitam Putih

Dalam sebuah organisasi apabila terjadi suatu masalah, maka surat dapat dijadikan sebagai hitam di atas putih seperti contoh : surat perjanjian, kuitansi, faktur, surat tanda terima dan lain-lain

4.    Dokumen Historis

Arsip yang telah di simpan lama dapat digali kembali untuk mengetahui sejarah masa lampau

5.    Jaminan keamanan

Surat keterangan jalan adalah contoh surat yang akan memberikan jaminan keamanan dalam perlajanan

6.    Pedoman dan Dasar Bertindak

Misalnya surat keputusan, surat perintah, surat tugas adalah surat sebagai pedoman dan dasar untuk melakukan tindakan/pekerjaan yang diberikan atasannya

7.     Alat promosi

Dalam Kop surat akan tertera nama perusahaan dan jenis usaha untuk dapat dilihat oleh si penerima surat yang sekaligus berfungsi sebagai promosi