LIPATAN & BENTUK SURAT 

A. LIPATAN SURAT

1.           Lipatan tunggal (Single fold)

Caranya    : Kertas di bagi dua bagaian sama besar, lalu dilipat. 

                                                                                                                                                       

2.     Lipatan Baku (Standar Fold)

Caranya : Keras di bagi tiga bagian sama besar, lalu dilipat sehingga AB tepat di EF, lalu ketas dilipat dengan sumbu EF.

3.        Lipatan Baku Rendah  (Low Standar Fold)

Caranya : Kertas dibagi tiga bagian (± 90,90 dan 74 mm), lalu dilipat sehingga AB tepat pada EF, kemudia ketas dilipat dengan sumbu lipat EF

4.    Lipatan Akordion (accordion Fold)

Caranya   : Kertas di bagi tiga bagian sama besar. Dengan sumbu CD tepi kertas AB dilipat ke arah atas tepat padaEF, dan dengan sumbu EF kertas dilipat ke arah bawah sehingga GH tepat pada CD.

   

5.    Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)

Caranya         : Kertas dibagi tiga bagaian (dua bagian lebih kecil). Kertas dilipat dengan sumbu EF ke arah atas dan dengan sumbu CD ke arah bawah.

6.    Lipatan Perancis (French Fold)

      Caranya       : Kertas dibagi dua bagian. Dengan sumbu CD kerktas dilipat sehingga AB berhimpit dengan EF, dan dengan sumbu GH kertas dilipat ke arah kiri.

      

7.    Lipatan Baron (Baronial Fold)

         Caranya    : Kertas dibagi dua sama besar dan dilipat dengan CD sebagai sumbu. Lalu kertas dibagi tiga bagaian sama, dan dengan sumbu Ij kertas dilipat ke arah kiri, serta dengan sumbu Gh ke arah kanan.

     

8.  Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)

     Caranya       :           Kertas dibagi dua bagian sama besar lalu dilipat, dan dibagi dua bagian sama, lalu lipat lagi.

B. BENTUK – BENTUK SURAT

1)       LURUS PENUH (Full Block Style)

Kepala surat (kop surat) merupakan bagian penting surat yang menunjukkan identitas instansi asal dari suatu surat. Kepala surat dapat diketik secara sentering horisontal, blok, atau pivot tergantung dari aturan yang berlaku di suatu instansi baik pemerintah maupun swasta.

Untuk pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum diberi ruang 10 kali kait (enter) untuk menggunakan kertas kuarto dan 12 kait (enter) untuk ukuran kertas folio jika menggunakan jarak baris 1.

Pengetikan surat bentuk lurus penuh (full block) adalah pengetikan surat yang semua bagian surat diketik lurus sebelah kiri atau memulai dari pasak kiri. Pengetikan bentuk surat ini sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk surat lainnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan bagan di bawah ini.

2)     BENTUK LURUS (BLOCK)

Bentuk surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti pengetikan bentuk surat lurus penuh (full block), kecuali tanggal dan salam penutup, nama perusahaan/lembaga, nama yang akan menanda tangani surat. Hal-hal tersebut diketik mulai dari tengah kertas setelah diberi spasi 5 ke kanan dan jika surat tersebut terdapat “untuk perhatian” (attention line) dan “Hal” (subject line), maka diketik secara sentering horizontal.

Mengirim surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan amplop atau sampul. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kerahasian dan kerapian surat. Selain itu penerima surat lebih mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi kalau amplop atau sampul tersebut dilengkapi dengan kop.

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh pengetikan amplop/sampul sebelum mengetahui tata cara pengetikan surat bentuk lurus (block style):

3)      BENTUK SETENGAH LURUS

Bentuk surat setengah lurus (semi block) hampir sama dengan bentuk lurus (block), perbedaan terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea, diketik setelah masuk 5 (lima) spasi

4)      BENTUK BERTAKUK

Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style) dan bentuk surat setengah lurus tidak jauh berbeda . Perbedaannya hanya terletak pada cara penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disebut bertakuk.

Penulisan garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris kedua dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris ketiga dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya

5)      Alinea Menggantung (Hanging Paragrafh Style)

Sesuai dengan namanya, alenia pada model ini memang menggantung. Jika pada model lain awal alenia dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan ketik, pada model ini hanya awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris berikutnya masuk lima hentakan ketik dari margin kiri.

6)     Bentuk Resmi Indonesi Lama (Official Style )

Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang khas. Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat umum.

7)      Bentuk Resmi  Indonesia Baru (New Offical Style)

Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi Indonesia lama. Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran, dan hal tetap pada posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap ditempatkan di sebelah kanan atas.

Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentuk resmi lama. Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi perihal. Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.

Perbedaan lain terletak pad penulisan salam penutup, nama organisasi yang mengeluarkan surat, nama penadatangan, dan jabatan penanda tangan surat. Rangkaian penulisan bagian surat itu tidak dituliscentering, melainkan ditulis secara block.