LANGKAH-LANGKAH DAN TEKNIK MENERIMA TELEPON

a.          Teknik Mengangkat Telepon

Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Oleh karena itu, kita harus bergerak cepat bila telepon berdering, walaupun sedang sibuk sekalipun, kita tidak dapat mengabaikan. Sikap dalam menerima telepon, yakni ketika telepon berdering, angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri, tangan kanan siap dengan alat tulis.

b.          Menyiapkan Buku Catatan

Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan.

c.           Memberi Salam Kepada Penelpon

Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian menyebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon).  Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. Tidak cukup hanya menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, kemudian kita lanjutkan identitas diri dan perusahaan.

Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak, ibu atau saudara; tetapi dengan sebutan namanya, misalnya Bapak Djoko. 

Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui  dengan siapa sayaberbicara?; atau “maaf,”  bolehkah  saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil misalnya, “ini siapa sih.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon.

  c.  Membuka Pembicaraan   

Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat kerja, penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau yang lain. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat, kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan  sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu  ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelpon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja.

Di sini, sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan.

Tetapi   Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan.  Kata “halo” hanya digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan. Contoh:

    “Selamat pagi, PT DANA PERTAMA, di sini,” atau

    “Selamat siang, di sini PT DANA PERTAMA,” atau

    “Selamat sore, PT DANA PERTAMA, Fina bicara”

Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut.

      “Selamat siang, dengan Septiani di sini” atau

      “Pesawat 213, selamat siang” atau

      “Administrasi Perkantoran. Septiani di sini.”

Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya:

   “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”

   “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”

Hindari pertanyaan seperti berikut.

“Siapa ini?”, atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?”

d.    Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari

Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki.

Sebagai contoh:

Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi.

Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah.

Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas.

e.    Menciptakan Kesan yang Baik

1.     Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan.

·       “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”

·       “Ya. Pak/Bu, apakah dapat menunggu?”

Hindari ucapan:

·          “Tunggu yah” atau

·          “Bentar yah.”

2.    Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu.  Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….”

3.    Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus:

·       Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik:

-      “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

-      “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?”

-      “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda meninggalkan pesan?”

·       Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

4.    Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan.  Hal ini karena kondisi mengharuskan.  Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana.

5.     Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan.  Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:

-      “Ya”

-      “Tentu”

-      “Ya, saya tahu”

-      “Benar”, dan sebagainya

6.    Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara:  “Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265” (identitas penerima telepon).

b.   Mencatat Pesan

Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus:

a.    Mencatat segala sesuatu yang diperlukan;

b.    Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap;

c.     Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali;

d.    Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut;

LEMBAR PESAN TELEPON

Untuk      :                                          Tanggal    : Bagian    :                                           Jam         :

Dari                : Bpk/Ibu...................................................................... Perusahaan   :................................................................................... No. Telepon   :..................................................................................

Pesan            :

Keterangan:             Penting                                             Akan menelpon kembali                Minta ditelpon kembali                     Hanya menelpon

Diterima oleh:   (.................................................)

    

c.    Salam Penutup

Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.