Tata Cara Penanganan Arsip Dinamis

Sebelum melaksanakan penanganan arsip dinamis, ada baiknya kita mereview kembali pengertian dan jenis arsip dinamis. Arsip Dinamis adalah jenis arsip yang masih dibutuhkan untuk melaksanakan tugas sehari-hari di suatu instansi (pemerintah/swasta).

Arsip dinamis tercipta dalam kegiatan suatu instansi yang berguna bagi keberlangsungan kegiatan di intansi tersebut. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi dua yakni arsip dinamis aktif dan arsip dinamis in-aktif. 

• Arsip Dinamis Aktif, merupakan arsip yang masih sering digunakan bagi kegiatan suatu instansi. Arsip tersebut berguna baik di tiap bagian dari instansi tersebut. Letak arsip dinamis aktif berada pada unit masing-masing instansi karena masih sering dibutuhkan. Arsip dinamis aktif dapat berubah fungsinya menjadi dinamis in aktif karena kegunaan arsip tersebut sudah menurun atau jarang digunakan.
• Arsip Dinamis in-aktif, merupakan arsip yang tidak digunakan lagi atau frekuensi penggunaanya di instansi sudah jarang dan fungsinya sebagai referensi saja. Pada tahap ini arsip in-aktif tidak lagi berada di pengolah namun sudah berada di unit kearsipan.

sumber gambar: http://www.lagna.org.uk/archive

Setelah mengetahui pengertian kedua jenis arsip dinamis tersebut, kita beranjak pada tata cara penanganannya. Secara umum penanganan arsip dinamis tersebut akan dibagi menjadi tiga bagian yakni penataan arsip dinamis aktif, penataan arsip dinamis in-aktif, dan penataan arsip yang kacau.

1. Penataan Arsip Dinamis Aktif

Penataan arsip dinamis aktif dilakukan pada unit bagian di suatu instansi, secara garis besar penataan arsip dinamis aktif dilakukan dengan urutan sebagai berikut.

a. Pengurusan dan Penanganan Surat

Secara umum penanganan surat terdiri atas dua kegiatan utama yaitu penanganan surat masuk dan penanganan suat keluar, kedua materi ini sudah kita bahas pada waktu yang lalu sehingga untuk memudahkan dan meringkas materi ini, silahkan klik pada tautannya saja.

• Penangan Surat masuk sistem buku agenda
• Penanganan surat masuk sistem kartu kendali
• Penanganan surat keluar sistem buku agenda
• Penanganan surat keluar sistem kartu kendali

b. Penyimpanan dan Penataan Arsip

Penyimpanan dan penataan arsip dapat dilakukan dengan berbagai filling system yang berbeda sistem penyimpanan tersebut antara lain sebagai berikut, untuk mempermudah silahkan menuju tautan yang sudah disediakan dibawah ini:

• Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
• Penyimpanan Arsip Sistem Subjek/Masalah
• Penyimpanan Arsip Sistem Nomor
• Penyimpanan Arsip Sistem Wilayah
• Penyimpanan Arsip Sistem Kronologis/Tanggal

c. Penemuan Kembali dan Peminjaman Arsip

Proses penemuan kembali dan peminjaman arsip merupakan tahap terakhir dari pengurusan arsip dinamis aktif di unit perusahaan. Penemuan kembali dan peminjaman arsip dibedakan berdasarkan sistem penyimpanan arsip sebelumnya.

2. Penataan Arsip Dinamis In-Aktif

Penataan arsip dinamis in aktif dilakukan berdasarkan urutan sebagai berikut:

a. Penataan Berdasarkan Prioritas Pengelolaan

Secara umum penataan arsip berdasarkan prioritas pengelolaan ditentukan berdasarkan kurun waktu terciptanya arsip in-aktif itu sendiri. Pada umumnya prioritas pengelolaan didasarkan pada usia arsip tertua yang didahulukan. Namun tidak menutup kemungkinan arsip yang lebih muda usianya menjadi prioritas jika arsip tersebut memiliki sifat lebih penting atau arsip tersebut dalam keadaan kacau.

b. Tahap-tahap Pelaksanaan

Kegiatan pada tahap pelaksanaan memerlukan pembahasan lebih lanjut, namun secara garis besar tahap-tahap pelaksanaan ini meliputi kegiatan dibawah ini.

1. Pendataan arsip (surveya arsip)
2. Persiapan dan Pemilahan arsip in-Aktif
3. Mendaftarkan arsip pada lembar kartu
4. Membuat daftar pertelaan arsip
5. Penyampulan
6. Menentukan/mencantumkan nomor berkas pada sampul
7. Membuat daftar inventaris
8. Menyimpan arsip/berkas dalam boks
9. Menyimpan pada Rak

3. Pengelolaan Arsip dinamis in-Aktif Kacau

Arsip in aktif jika proses penyimpanannya kacau dalam penanganannya memerlukan teknik tersendiri. Dan penanganannya secara umum sebagai berikut:

1. Arsip dikelompokkan dan diatur kembali dengan menerapkan asal usul, sehingga kesatuan arsip dapat diatur kembali tanpa melepas ikatan dari unit yang menciptakan.
2. Arsip dan nonarsip dipilih dan dipisahkan.
3. Memusnahkan bahan non arsip dan duplikasi yang berlebihan dan melakukan penataan arsip kembali. 
4. lalu lanjutkan pada pengelolaan arsip dinamis seperti pada tahap penataan arsip dinamis in-aktif.