JENIS-JENIS SARANA DAN PRASARANA KANTOR

Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)

1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya

1) Berbentuk lembaran

2) Berbentuk non lembaran

3) Berbentuk buku

b. Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya

1) Barang habis pakai

2) Barang tidak habis pakai

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

3. Mesin Komunikasi Kantor

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Definisi ruang kantor:

1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan

2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia

a. Tujuan tata ruang

1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan

2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna

3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja

4) Memudahkan dalam pengawasan

5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan

6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja

7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

9) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan

b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor

1) Ruang kantor terbuka

Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu

a) Keuntungan

- Mudah merubah ruangan

- Mudah dalam berkomunikasi

- Mudah dalam pengawasan

- Menghemat penggunaan

- Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar

b) Kerugian

- Sulit melakukan pekerjaan rahasia

- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu

- Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi

2) Ruang kantor tertutup

Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu

a) Keuntungan

- Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan

- Karyawan lebih leluasa dalam bekerja

b) Kerugian

- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat

- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan

3) Ruang kantor semi tertutup

Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

a) Keuntungan: menjaga privasi kerja

b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan

c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor

1) Asas-asas tata ruang kantor

a) Asas jarak terpendek

b) Asas rangkaian kerja

c) Asas penggunaan seluruh ruangan

d) Asas integrasi kegiatan

e) Asas perubahan susunan tempat kerja

f) Asas keamanan dan kepuasan karyawan

2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor

a) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan

b) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

c) Alur kerja harus sederhana

d) Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama

f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan

h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela

3) Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

a) Sistem pencahayaan/penerangan

Ada empat jenis pencahayaan:

· Natural lighting= sinar matahari

· Task lighting

· Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit

· Accent lighting=daerah-daerah tertentu

Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:

· Penerangan direct

· Penerangan semi direct

· Penerangan indirect

· Penerangan semi indirect

b) Sistem warna

Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.

Macam-macam warna:

· Warna primer: merah, biru, kuning

· Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer

· Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder

Arti warna dan efek psikologis:

· Merah:berani, sensual, merah

· Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

· Hijau: alami

· Biru: harmonis, tenang, lapang

· Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang

· Merah muda: ceria, romantis

· Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruang:

· Ukuran ruang

· Lokasi bangunan

· Lokasi ruangan

· Tipe ruang

· Bentuk ruang

· Tinggi ruang

Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

· Kantor lebih menarik dan menyenangkan

· Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan

· Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira

· Produktivitas kerja karyawan akan meningkat

· Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang

· Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan

c) Sistem pengaturan udara ruangan

Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengan nyaman adalah 25,60C.

Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu:

- Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu secara otomatis

- Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup

- Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang

Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:

- Karyawan lebih nyaman dalam bekerja

- Semangat kerja karyawan dapat meningkat

- Kesehatan karyawan lebih terpelihara

- Produktivitas kerja lebih meningkat

- Kualitas kerja menjadi lebih baik

- Memberi kesan yang baik kepada tamu

d) Sistem penataan suara

Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun.

Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:

- Konsentrasi karyawan terganggu

- Semangat kerja karyawan menuru

- Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan

- Karyawan tambah lelah

- Kesalahan kerja banyak terjadi

- Produktivitas kerja rendah

Cara mengurangi tingkat kebisingan:

- Ruangan diberi penyadap suara

- Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam

- Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)

- Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian

- Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus