Fungsi Kantor

Kantor sendiri memiliki beberapa fungsi yang di antaranya adalah, menerima informasi, merekam informasi, mengatur informasi, memberi informasi serta melindungi aset atau harta.

Lebih jelasnya silahkan simak uraian berikut ini mengenai beberapa fungsi dari kantor:

1. Menerima Informasi

salah satu fungsi dari kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk informasi, seperti surat, pesanan, faktur, panggilan telepon dan juga semua informasi tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain sebagai tempat menerima informasi yang masuk, kantor juga berfungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh pihak manajemen.

2. Merekam Informasi

Fungsi kantor berikutnya adalah untuk merekam atau menyimpan informasi, agar informasi yang sudah ada dapat sesegera mungkin di siapkan apabila pihak manajemen memerlukannya. Semua informasi harus di simpan untuk kepentingan hukum (legalitas) atau sebagai alat bukti. Selain itu, rekaman informasi disimpan gunanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen untuk melakukan perencanaan serta pengendalian perusahaan.

3. Mengatur Informasi

Fungsi dari kantor adalah untuk mengatur segala bentuk informasi secara sistematis supaya informasi tersebut bisa dimanfaatkan atau digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Contohnya, laporan dari kegiatan promosi yang dilakukan oleh perusahaan dengan menyajikan informasi secara jelas serta dapat dipahami dengan baik. Laporan tersebut dibuat dengan cara yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4. Memberi Informasi

Kantor juga berfungsi untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen memerlukan informasi, kantor harus memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang sudah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan. Informasi yang diberikan sifatnya bisa rutin dan sebagian yang lainnya bisa bersifat khusus atau insidental. Informasi dapat diberikan secara lisan maupun tertulis.

5. Melindungi Aset Atau Harta

Disamping fungsi-fungsi yang sudah disebutkan diatas, Kantorpun memiliki fungsi yaitu untuk melindungi aset ataupun harta. Segala jenis informasi atau data yang diterima oleh kantor merupakan aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak dapat berfungsi sepenuhnya apabila dibatasi pada fungsi menerima, merekam, mengatur dan memberikan informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi informasi atau data, menjaga baik penyimpanannya, maupun isi, sehingga benar-benar bisa digunakan demi kepentingan perusahaan dan informasi atau data tersebut tidak jatuh kepada pihak yang tidak berhak atau pihak yang tidak bertanggung jawab.