LANGKAH DAN TEKNIK MENELEPON

a)       Berikut adalah hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum melakukan telepon keluar:

1.       Alat

Agar latihan ini dapat berjalan dengan baik, berikut ini adalah alat-alat yang dibutuhkan.

[   alat tulis (pulpen, kertas)

[   pesawat  telepon

[   meja dan kursi (tempat pesawat telepon dan duduk Anda)

[   format penerima pesan

2.      Bahan

[   Pesan lisan

3.      Langkah Kerja

[   Mengangkat gagang telepon ketika telepon berdering.

[   Mengucapkan  salam.

[   Menanyakan Keperluan penelepon dengan ramah dan penuh perhatian.

[   Mencatat pesan pada format penerima telepon.

[   Menyalin pembicaraan dan mengucapkan salam penutup.

[   Mengambil formulir penerimaan pesan dan mencatat pesan telepon dengan benar.

b)      Teknik Menelepon

a.           Sebelum Menelepon

1)           Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi:

Jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor telepon yang dituju.

2)          Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokok pembicaraan.

b.           Saat Menelepon

Setelah mengamati gambar tersebut, dapat dijelaskan cara-cara menelpon adalah melalui tahapan sebagai berikut.

1)       Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.

2)      Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.

3)      Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal atau internasional.  Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan nomor yang dituju, contoh:

(a)        Telepon Interlokal, putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Misalnya                                  : (031) 3717684

Kode wilayah Bandung    : 031

Nomor yang dituju : 3717684

(b)        Telepon Internasional, putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Misalnya                           : (001) (61) 2 8180765

Kode internasional      : 001 atau 008

Kode negara (misalnya Australia)            : 61

Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney)   : 2

Nomor telepon yang dituju                         : 8180765

4)      Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang sibuk, penelepon menutup telepon beberapa saat, kemudian dapat mengulang kembali menekan nomor yang dituju atau tekan tombol “redial”.

5)      Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar. 

6)      Apabila sudah benar sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor penelepon, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko?”

7)       Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.

8)      Catat semua jawaban yang diterima.

9)      Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

Bagaimanakah bila Anda menelpon ke suatu instansi yang di dalamnya menggunakan jasa operator atau sistem PMBX atau PABX? Dalam hal demikian lakukanlah prosedur sebagai berikut.

1.       Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.

2.      Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.

3.      Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal atau internasional. 

Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan nomor yang dituju, contoh:

Telepon Interlokal, putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Misalnya                                : (022) 5245532

Kode wilayah Bandung  : 022

Nomor yang dituju           : 5245532

Telepon Internasional, putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Misalnya             : (001) (61) 2 8180744

Kode internasional    : 001 atau 008

Kode negara (misalnya Australia)          : 61

Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney) : 2

Nomor telepon yang dituju                                   : 8180744

4.    Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang sibuk, penelepon menutup telepon beberapa saat, kemudian dapat mengulang kembali menekan nomor yang dituju atau tekan tombol “redial”.

5.    Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar. 

6.    Apabila sudah benar sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor Anda, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko di bagian … ?” atau mintalah kepada operator untuk menyambungkan Anda ke pesawat tertentu, “Minta tolong disambungkan ke pesawat 403” atau “Bisa disambungkan ke pesawat 403?” Atau jika di instansi Anda menelpon terdapat jasa PABX, Anda bisa langsung menekan pesawat yang Anda inginkan begitu Anda telah tersambung dengan nomor yang Anda tuju.

7.     Jika sudah tersambung dengan pesawat yang dimaksud, ulangi untuk menegaskan identitas Anda sebagai penelpon dan kantor Anda.

8.    Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.

9.    Catat semua jawaban yang diterima.

10.           Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

Bagaimana Anda harus menelpon jika di dalam instansi Anda bekerja digunakan jasa operator yang akan menghubungkan telepon jika harus menelpon keluar? Dalam hal demikian, sebelum telepon tersambung keluar yaitu nomor yang Anda tuju, mintalah operator untuk menyambungkannya. Jadi, setelah Anda mendengar ada nada pilih, tekanlah nomor yang diprogram untuk operator, mintalah untuk disambungkan ke nomor tertentu. Selanjutnya lakukan prosedur yang sama sebagaimana tertulis di atas.

c.            Mengakhiri Pembicaraan

Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh, berilah salam penutup dan ucapkan terima kasih, misalnya, “Terima kasih Ibu Fina, selamat pagi” atau “Terima kasih atas segala informasi Ibu Fina, selamat pagi.”

d.           Meletakkan Gagang Telepon      

Apabila pembicaraan selesai, letakkanlah gagang telepon dengan baik dan perlahan, agar tidak mempunyai kesan marah dengan membanting telepon.